01/ Situering en beschrijving

De aanpak om met het hele team van een (kleine) kunstorganisatie te werken aan een ecologisch actieplan is voor het eerst toegepast bij Vrijstaat O. in Oostende en zorgt ervoor dat de aandacht voor duurzaamheid binnen de werking toeneemt.
Indien mogelijk nemen alle medewerkers van de organisatie deel aan het traject. Met deze groep wordt een proces opgestart dat de vergroening in de eigen praktijk kan versterken. Op basis van een stand van zaken van de huidige werking worden een aantal mogelijke maatregelen bekeken en samengebracht in een actieplan.
Concreet bestaat de begeleiding uit 3 sessies van 2 uur. Het totale traject is gespreid over een periode van 12 tot 16 weken, met dus ongeveer om de 6 tot 8 weken een samenkomst.

02/ Doelstellingen van de ondersteuning

Met dit traject worden volgende doelstellingen nagestreefd:

• versterken van het milieubewustzijn binnen een organisatie
• inventariseren van de al genomen acties
• creatief op zoek gaan naar mogelijkheden om de eigen milieu-impact te verkleinen
• voorbeelden van andere goede praktijken voorstellen aan de organisatie
• een eigen actieplan opstellen met mogelijke maatregelen, timing en verantwoordelijken
• doorgeven van praktische kennis en hulpbronnen bij specifieke elementen van milieuzorg (informatie over audits, materialen, energiegebruik, mobiliteit, nieuwe technieken ...)
• integreren van aandacht voor milieu binnen de hele werking (planning, productie, promotie, publiekswerking, tournees ...)
• aandacht voor duurzaamheid structureel verankeren binnen de organisatie
• drempel verlagen bij de deelnemers om ondersteuning en informatie te vragen bij andere initiatieven zoals Jonge Sla.

03/ Verloop van de ondersteuning

De invulling van de sessies is logisch opgebouwd maar kan eventueel aangepast worden naargelang de specifieke situatie. Tussen twee sessies is er meestal wat opzoekwerk uit te voeren. Deze opdrachten worden in overleg verdeeld tussen de deelnemers.
Overzicht sessie 1:

• Kennismaking; wie zit er rond tafel, wie heeft welke taken binnen de organisatie en hoe bekijken de deelnemers hun eigen ‘milieugedrag’?
• Korte voorstelling van het bredere verhaal van de vergroening van de kunstensector.
• Gezamenlijk opmaken van een overzicht van alle aspecten binnen de werking die een of andere milieu-impact hebben.
• Afspraken voor volgende keer: invullen van de checklists en verzamelen van een aantal indicatoren rond de eigen milieu-impact

Overzicht sessie 2:

• Feedbackronde in verband met het gebruik van de checklist.
• Introductie in transitiemanagement, het bredere kader waarbinnen de vergroening van de sector gezien kan worden.
• Inhoudelijk gesprek over de rol van de kunstensector in het algemeen en de eigen organisatie in het bijzonder, binnen het kader van de mondiale uitdagingen die zich stellen.
• Introductie in het stappenplan rond vergroening van de eigen werking.
• Huiswerk: de deelnemers bekijken met de collega’s op de werkplek de mogelijkheden om een eigen stappenplan uit te werken.

Overzicht sessie 3:

• De verschillende mogelijke acties worden besproken en indien nodig aangevuld.
• Op basis daarvan wordt een actielijst opgesteld rond de belangrijkste milieuzorgthema’s: energie, aankoop materialen, gebruik infrastructuur, transport en mobiliteit, catering ...
• Verankering en communicatie: hoe kan aandacht voor milieu een onderdeel worden van de dagelijkse werking? Op welke manier wordt daarover gecommuniceerd (intern en extern)?
• Evaluatie van het traject en oplijsten van behoeftes naar verdere uitwisseling, opleiding, thematische collegagroepen enz.

04/ Begeleiding

Bij dit proces wordt gewerkt met een externe begeleider. De taken van de begeleider zijn:

• voorbereiden en faciliteren van de sessies
• maken en rondsturen van een verslag
• doorspelen goede praktijken en achtergrondinformatie
• tijdens de looptijd van het traject: aanspreekpunt voor inhoudelijke vragen van de deelnemers

De begeleider heeft voeling met drie domeinen:

• begeleiden van groepsprocessen
• kennis van en ervaring met milieuzorg en ecologische thema’s
• voeling met de specificiteit van de kunstensector

05/ Voorwaarden

Dit aanbod is gereserveerd voor groepen kunstenaars en organisaties die een project- of meerjarige subsidie ontvangen in het kader van het Kunstendecreet van de Vlaamse Gemeenschap.  Dankzij projectsubsidie van het departement Leefmilieu zijn er aan het inschakelen van de externe begeleider geen kosten verbonden tot en met september 2012.  In ruil maken we graag duidelijke afspraken over de samenwerking.
De directie van de organisatie verbindt zich ertoe om de medewerkers de nodige ruimte te geven om deel te nemen aan alle drie de sessies. Er is ook openheid nodig bij de directie en/of bestuur om de voorstellen uit de groep te overwegen en waar mogelijk ook uit te voeren.
Bij kleinere organisaties (minder dan 10 medewerkers) is het wenselijk dat iedereen mee in het proces wordt betrokken. Bij grotere organisaties (meer dan 10 medewerkers) wordt gewerkt met een groep van 6 tot 10 deelnemers. Daarbij is belangrijk dat alle niveaus (van directie tot uitvoerende medewerkers) en alle diensten aanwezig zijn. Met name productie, communicatie, gebouwbeheer en onderhoud, administratie en artiesten zijn best allemaal vertegenwoordigd in de groep. Plaats en data van de sessies worden in onderling overleg bepaald.

06/ Mogelijke opvolging

Het traject staat op zich maar kan eventueel nog versterkt worden door het voorzien van opvolging.

Terugkommoment
Hierbij worden de deelnemers van het traject opnieuw uitgenodigd voor een opvolgsessie, ongeveer 1 jaar na afronding van de sessies. De agenda van het terugkommoment ziet er als volgt uit:

• uitwisseling ervaringen tijdens het voorbije jaar: wat is er gebeurd op ecologische vlak in de organisatie?
• bespreken van knelpunten en / of nieuwe kansen die zich hebben voorgedaan
• aanbieden van bijkomende instrumenten of informatie

Let wel, na 1 oktober 2012 zullen terugkommomenten niet meer gefinancierd kunnen worden vanuit Jonge Sla. Terugkommomenten blijven wel steeds mogelijk tegen betaling.

Voor een overleg over de mogelijkheden: vul het webformulier in of neem contact op met Nikol Wellens (VTi) – 02 274 17 68.